اهمیت و وظایف اساسی مسئولان دفاتر معاونین:
مسئولان دفاتر معاونین ضمن قبول قسمتی از وظایف اجرایی معاونین، برقرار کننده ارتباط اداری بین واحدهای مختلف سازمان و مراجعین داخلی و خارجی با حوزه معاونت می باشند با توجه به اهمیت این نقش حساس می توان به ارزش اداری آن پی برد.
مسئولان دفاتر معاونین علاوه بر اجرای وظایف اداری و محوله، نقش بسیار ارزنده ای در معرفی سازمان و حوزه معاونت دارد و می تواند با نحوه برخورد با ارباب رجوع، ارائه اطلاعات سریع و صحیح و در جریان گذاشتن معاون در فعالیت های انجام شده در حوزه فعالیت خود موجبات بالا بردن کیفیت و کمیت اجرای وظایف گردد.
به منظور آشنایی به وظایف مسئولان دفاتر به قسمتی از آنها فهرست وار اشاره می گردد:
- تنظیم و تعیین اوقات جلسات، ترتیب مقدمات تشکیل آن و اوقات ملاقات با معاون مربوطه با هماهنگی قبلی
- پیگیری دستور های صادره و ارائه گزارش نتایج حاصله از آن به معاون مربوطه
- تهیه و تدارک اسناد و مدارک مورد نیاز جهت طرح در جلسه
- تنظیم و تدوین دعوتنامه ها، دستور جلسات و ارسال آن جهت اخذ امضاء
- دریافت و ارسال پیام های تلفنی و فکس و یادداشت ها و پاسخگویی به مراجعین داخل و خارج از سازمان و راهنمایی آنها در صورت لزوم
- دریافت، ثبت و ارائه مکاتبات وارده به معاونت جهت صدور دستور مقتتضی و انجام امور بایگانی مکاتبات اداری حوزه معاونت
- دریافت گزارشهای عملکرد واحدها و ارائه آنها به معاونت
- تلخیص گزارش های اداری جهت مطالعه معاون
- تهیه حداقل پیش نویس ساده اداری ( از قبیل اعلام وصول ها) و ماشین نویسی نامه های محرمانه و اختصاصی معاونت
- انجام سایر وظایف اداری طبق نظر معاون مربوطه در محدوده اختیارات.
